生產力密碼:時間、精力、專注力

生產力是什麼?

我身邊有些朋友,認為自己是很有生產力的人,每天行事曆總是排的滿滿滿,當幾個月過去了,他卻沒有太大的進展,這是為什麼呢?(其實,這就是過去的我~)

《最有生產力的一年》一書當中,作者在最一開始就寫道:

生產力,並非你做多少事,而是你「成就了多少」。

就如上面的例子所說,做多少事情,跟你的成就沒有直接關係。做多少事,也與生產力毫無關連。

如果,一位朋友每天行程滿滿,卻都是很瑣碎的事,像:整理家裡、洗衣服、回 Email、滑社群媒體(IG, FB)、處理代辦清單&跟朋友聚餐等等。一整天下來,完成這些事情能帶給他多少「成就」呢?

反之,有些人生活總是過的游刃有餘,看起來工作時間很少,但成就、收入,卻比整天行程滿滿的人高很多。

因為,這些「高生產力」的人,把時間、精力、專注力投注在真正重要的事情上面,也就是那些能帶給他成就的事,例如:提升職場能力、閱讀書籍、寫作等等。

生產力,並非你做了多少,而是你「成就了多少」。

在瞭解生產力的最關鍵的重點:「要做對事情(能帶給我們成就的事情)」後,該如何提高做事的生產力?你必須先掌握三個關鍵要素:「時間」、「精力」、「專注力」,接下來我們一一介紹。

我認為的生產力公式,是:

成就 =(精力 * 專注力)* 時間

生產力的關鍵之一:時間

時間,是生產力三要素當中,影響力佔比較低的。

時間在生產力當中扮演的角色,是一個最基本的基底。花了很多時間,不代表一定會有生產力;但一點時間都不花,100% 不會有生產力。

不知道大家在學生時期,有沒有看過一種情況:有人在圖書館待了一整天,結果一天結束後,幾乎什麼知識都沒有吸收,考試成績還是一樣差。

第一種情況,他把在圖書館的時間都拿來滑手機,那很顯然的,他連時間都沒有花,是不可能有任何收穫的。

第二種情況,他整天都沒有拿手機出來滑,也沒有睡覺,整天都拿著書在看,卻還是沒吸收到什麼知識,這是什麼問題呢?

因為,成就 =(精力 * 專注力)* 時間,即使一整天的時間 12小時都在讀書,但讀書期間的精力、專注力基本上就是0,邊讀書邊打瞌睡,或是邊讀書邊思考某某線上遊戲的攻略,那怎麼可能讀的進去呢?

以上兩個例子看起來很簡單,常常發生在我們生活周遭,但實際上這麼簡單的例子,也是有很多人不理解,寧願花了大把時間,然後沒有一點生產力。

所以,生產力三要素:「時間」、「精力」、「專注力」當中,「時間」是相較之下影響力稍微沒那麼大的因素。甚至,我可以告訴你,一週工作 20hrs 跟 一週工作 90hrs,兩者的生產力相近,在未來我也會專門寫一篇文章來討論這個有趣的議題!(主題:別再窮忙了!一週工作40hr,產能竟然跟 90hr一樣?)

生產力的關鍵之二:精力

精力能主動控制嗎?淺談咖啡因

精力,是一整天的燃料罐。

大家都聽過「精力充沛,保力達-蠻牛!」這熟悉又洗腦的廣告詞吧。精力充沛時,做什麼事情都有如神助,好似事半功倍一般;精力匱乏時,做什麼事情都沒有動力,無法好好專注,變的事倍功半。那,我們能控制自己的精力嗎?能不能在有重要事情時,就呼叫身體的精力來使用呢?

遺憾的是,沒有辦法。人一天的精力波動,並不是靠意志來分配,而是根據人的生理狀態(原廠設定)來分配。也許你會好奇,我們不是可以透過咖啡因(茶、咖啡、Redbull、保力達蠻牛),刺激中樞神經,讓自己的精力提高嗎?

沒錯,但你可以把飲用咖啡因飲品,想像成一種禁術。當下確實可以快速有效提高精力,但之後可是要還利息的。尤其,咖啡因含量越高的,我們就要付出更高的利息,在之後會面臨精力的一落千丈。

因此結論是,我們沒有辦法透過「意志」讓自己精力變好。

(精力無法靠意志力輸出,那何不配合生理機制,在對的時間做對的事?延伸閱讀:精力與專注力別再亂用!善用黃金生理時段打造高效率人生

精力在一天的波動,談晨型人與夜貓族

照理來說一個人,每天的精力波動大同小異。但有趣的是,不同人的精力波動差異很大,有些人在早上是精力高峰期,有些人則是中午,甚至是晚上、半夜等等。

舉例來說,有些人在早上就會特別有精神,覺得一大早起床,做事特別有效率;相反的,有些人在半夜精神才會來,覺得夜深人靜的時候,是他們的黃金時段,做事也是特別有效率。

這就是每個人精力波動的不同。

同時,也不會有人每天的精力波動大相逕庭,昨天覺得一大早工作效率特別高,後天又覺得還是半夜工作效率更高,結果下個禮拜又突然認為早上工作效率高的。

其實,上面舉的就是「晨型人 與 夜貓族」的例子,這是精力影響生產力最典型的案例了。

生產力的關鍵之三:專注力

我們知道,精力充沛的時刻,應該好好把握,並在該時段做一些有意義、高價值的事情。但在精力充沛的時刻,我們還有一個細節未談到:「專注力」。

在精力充沛的時刻,如何保持專注力,達到最高的生產力顛峰?

回顧一下生產力公式:成就(生產力)=(精力 * 專注力)* 時間

現代人的注意力已經被綁架了。

許多人即便在做需要高度專注的事情,像是讀書、寫作、讀英文等等。依舊會手機放在旁邊,放任社群軟體(Instagram, Messenger)的通知,無論是聲響、震動來打斷他們。

或是在職工作的上班族,每天坐在電腦前,已經擁有「不開 Email 恐慌症」,每10分鐘就要確認有沒有新的電子郵件,導致專注力不斷的被打斷。

無論是手機社群軟體的提示聲,或是不斷反覆的查看 Email,最大的問題不在於「耗費很多時間」,最可怕的問題在於『消耗很多專注力』!

根據研究統計,如果分心或受到其他訊息干擾,我們必須花 22 分鐘才能回到工作狀態!

網路 對生產力有巨大的影響,每天霸佔我們大量的專注力&時間,並且超乎我們想像。

現在開始,試著在做重要事情時,把手機關機,必且盡可能放到走路要20秒才有辦法拿到的地方,並且盡可能斷絕身邊可能會打擾到你的事情,讓自己的高精力時段,可以搭配高專注力,好好的利用!

「生產力」的持續,與你的價值觀有關。

聊完了生產力的三個秘密:「時間」、「精力」與「專注力」,也舉了不少與生活息息相關的案例,聽起來都很有說服力,也完全足以證明這些理論有用。但,知易行難,知道是一回事,能夠長遠的應用在自己生活上才能創造改變。我認為,要能長遠的應用在自己生活上,最主要的關鍵在於「價值觀」。

你想成為什麼樣的人?我想成為一天工作五小時(根據科學研究,一週工作35~40小時是最佳生產力的顛峰),並且依然可以過的很舒適,雖然不到非常富有,但卻可以有非常多自己的時間,可以好好的體驗人生。

你有聽過 80/20 法則嗎?僅有20%的因素,卻影響了80%的結果。換句話說,只要找到真正重要的 20% 工作,我就能用短工時,獲得 80% 還不錯的收入。要如何高效率、高質量的完成這 20% 的工作,讓我剩餘的人生可以好好享樂,這就跟我是否掌握生產力的關鍵息息相關了。

換句話說,當你掌握了生產力的精華,你的一天產出會比別人高好幾倍。這時,你會願意持續任勞任怨的當一個員工(能者多勞,然後薪水慢慢成長…),還是你會想當一個自由接案者,透過自己的生產力為自己賺取更高的收入?甚至,選擇生產力的最高槓桿職業:一人公司。

一人公司,收入完全取決於你的生產力,如果你生產力很高,那可以享有非常高的收入,你幫自己賺錢,不會被主管、老闆、股東抽走任何一筆費用。相反的,如果你生產力很低,你可能連自己的生活費都不起。

我看過許多案例,經營一人公司,只用多數人 20% 的工時,一樣年薪輕鬆破百,甚至200萬, 300萬都有。

所以,生產力,不只是紙上談兵,短時間為了報告而衝的手段。生產力,與你的價值觀有關,也與你未來的身份有關。

下篇文章我們來聊:生產力,決定你的身份。

資料參考來源:

《最有生產力的一年》

How to calculate your Biological Prime Time – the time of the day you’re the most productive

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許澤

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許云澤目前就讀清華大學,創建「高中生資訊網」,利用課餘時間研究、整理108課綱所帶來的改變,並撰寫學習經驗及心得,提供其他高中生參考,引起很大的迴響。至今網站累積流量250萬、讀者54萬,電子報訂閱人數達1.4萬人。